Потенциал сервиса

Яндекс.Формы простой и бесплатный инструмент, позволяющий быстро сконструировать опросы, формы для регистрации, анкет, голосований, а также сбора различных сведений. Формы эффективно применяются в социологических и маркетинговых исследованиях, получения обратной связи по проекту или от клиентов и т.п.

Основные возможности сервиса:

• Включение вопросов любых типов с окном для ввода текста, двумя и более вариантами ответов, выбором определённой даты, оценкой по шкале. Есть опция настройки показа вопросов пользователю, исходя из его предыдущих вариантов ответа.
• Наличие шаблонов под ряд задач разработчик предлагает использовать готовые формы, например, для резюме соискателя, регистрации на мероприятие.
• Получение структурированной информации система позволяет задавать настройки полям формы (обязательные или необязательные для ответа), в результате вы получите от пользователя все необходимые сведения.
• Извлечение ответов в удобном формате собранные данные скачиваются в XLSX и CSV, перенаправляются на электронную почту. Есть возможность сформировать для ответов отдельную очередь в Яндекс.Трекере или страницу на Вики.
• Разграничение доступа форма может быть доступна для заполнения любым пользователем, у которого есть ссылка, или только сотрудниками вашей организации.
• Вариативность использования подготовленные формы можно встраивать на сайт с помощью кода, а также скопировать прямую ссылку и передать её пользователю, разместить на канале Telegram, страницах и публикациях социальных сетей, e-mail рассылках и так далее. Есть настройки для указания даты завершения приёма ответов.

Яндекс.Формы для бизнеса

Яндекс.Формы входит в перечень сервисов Коннекта виртуального пространства для совместной работы сотрудников компании. Поэтому есть возможность подключать Формы к аккаунту Коннекта, в который также входят Трекер, Вики, Диск, Почта, Чаты от Яндекса. Функция подключения/отключения выдаётся только администраторам организации.

Инструкция по созданию Яндекс.Формы

Если вы планируете работать в команде, нужно пройти регистрацию в Яндекс.Коннекте, подключив свою организацию. Если нет просто авторизуйтесь в Яндексе и приступайте к созданию Формы.

Перед вами открывается лист с пустой формой и несколькими шаблонами. Рассмотрим создание формы на первом примере.

Вы попали на страницу создания формы с нуля. Для работы предоставляется горизонтальная панель инструментов. При нажатии на каждый инструмент слева по вертикали открывается набор опций. С ними и будем работать.

Добавление и настройка блоков

В качестве примера я создам форму для приема заявки на сайте. Нахожу в Конструкторе «Текст без вопроса» и добавляю этот блок путём перетаскивания элемента левой кнопкой мыши. Ещё мне потребуется блок «Телефон» и «Короткий текст», где я запрошу имя пользователя.

Обратите внимание, блоки можно перемещать для этого наведите курсор на горизонтальные точки в поле блока, удерживайте левой кнопкой мыши и меняйте очередность. Форма может состоять из нескольких страниц опция «Добавить страницу».

Редактирование блока

Кликаю на блок открывается поле для его редактирования. В первом блоке можно задать комментарий, сделать текст заголовком. Нажимаю «Сохранить».

В блоке «Короткий текст» можно вводить вопрос, добавлять комментарий, сделать его обязательным для ответа. Кстати, справа отображается предпросмотр конкретного блока. Сохраняю.

В результате я создал 1 страницу формы. Нажимаю «Предпросмотр» и смотрю, как будет выглядеть вся форма.

Настройка условий появления блоков

В моём случае условия показа «Всегда». Но я поясню, что такая функция есть. Наводите курсор на определённый блок, появляются 3 значка, один из которых «Условия показа».

Например, вы можете создать блок «Требуется ли вам помощь консультанта?» с вариантами ответа да/нет. И настроить показы следующих блоков в зависимости от ответа.

Задавать условия можно несколькими способами:

• показать вопрос, ответ на который станет условием показа следующего блока;
• ввести текст ответа, с которым система проверит совпадение;
• выбрать сравнения равно/не равно.

Настройки формы

Открываю соответствующую вкладку. Для работы есть 3 раздела.

1. «Доступы» опция предназначена для тех, кто использует Яндекс.Коннект. Право на редактирование формы выдаётся всем сотрудникам, только автору или только некоторым сотрудникам.

2.«Тексты и сообщения в интерфейсе» здесь всё понятно, вы редактируете кнопку отправки формы и сообщение после её отправки.

3.«Дополнительно» в этом разделе подключается Яндекс.Метрика, для этого нужно ввести номер счётчика.

Оформление формы

Цвет фона, текста, кнопки задаётся во вкладке «Тема». На выбор есть шаблоны и возможность создать свою тему. Кстати, изменения можно вносить в опубликованную форму они сразу же автоматически отобразятся у пользователей.

В текст формы добавляются элементы форматирования, используя Markdown-разметку. Отформатировать удастся следующее: текст вопроса, комментарии к вопросу, варианты ответов, сообщение об отправке. На скриншоте указаны пояснения со страницы Яндекс.Помощь.

Публикация формы

Разработчик предлагает 3 основных сценария публикации.

1. Публикация по ссылке вкладка «Опубликовать» и передвинуть курсор в нужное положение. Здесь доступны несколько мессенджеров и соцмедиа. Если нужного канала нет, просто скопируйте ссылку и вставьте в свой интернет ресурс, отправьте её по электронной почте или другим способом.
2. Размещение на Вики для публикации проделайте аналогичные действия, но в конце скопируйте «Код для вставки на Вики» и разместите на самом сервисе.
3. Публикация на сайте копируете «Код для вставки iframe» и вставляете в HTML код веб-страницы, где планируется размещение формы.

Снятие формы с публикации происходит в этой же вкладке путём передвижения бегунка влево.

Сбор ответов

Для примера я взял шаблон формы «Социологический опрос», опубликовал по ссылке и дал ответы. Информация о количестве ответов отображается в разделе «Мои формы».

Открываем нужную форму, раздел «Ответы». На экране показаны 2 блока: первый настройки сбора сведений по ответам, второй показ ответов по вопросам в процентном соотношении.

В 1 блоке задаются настройки для скачивания определённые вопросы, формат, даты, а также дополнительные параметры данные пользователя и ответа.

Второй блок даёт наглядную информацию о полученных данных.

Настройка уведомлений

Во вкладке «Уведомления» задаётся отправка письма:

• кому электронная почта получателя, можно вводить несколько адресов;
• от кого отправитель;
• обратный адрес адрес получателя ответа на письмо;
• тема и сам текст.

В каждое поле можно вставить переменные, то есть данные из самой формы. В каких случаях пригодится эта функция? Например, вы разместили форму с анкетой на вакансию. С помощью этого инструмента получится отправлять ответы на вопросы из анкеты в отдел кадров. Уведомления могут отправляться всегда или при определённых условиях, которые задаются таким же образом, как и в процессе заполнения формы.

Внизу страницы показаны 3 блока:

1. «на почту» с помощью кнопки добавляются несколько электронных адресов для отправки письма, как показано на примере выше.
2. «в Трекер» в случае с командной работой через Коннект, форма может отправлять уведомления в Трекер, где на основе полученных ответов создаётся задача. Например, функция подходит для приёма заявок от пользователей на обслуживание.
3. «На Вики» работая через Коннект, получится сохранять ответы пользователей на вики-странице. Функция удобна для регистрации участников на какое-либо мероприятие, сбора отзывов, проведения опросов.

Вывод

Яндекс.Формы удобный и понятный инструмент. Каких-либо профессиональных навыков от вас точно не потребуется. Он универсален для личных целей и работы компании. С его помощью легко поддерживается как коммуникация с клиентами, так и межкорпоративная связь опросы, приём заявок, платежей, сбор обратной связи и т.д. Для бесплатного сервиса функционал вполне приличный. Интеграция с продуктами Яндекс.Коннекта весомый плюс. В отличие от Google Forms продукт Яндекса пока не столь востребован, но думаю, дело времени.